PMBOOK

¿Qué es PMBOK?

Es una guía desarrollado por el Project Management Institute (PMI), explica el criterio que debe tener un gestor y las buenas prácticas relacionadas a la gestión, la administración y la dirección de proyectos mediante técnicas y herramientas que permiten identificar más de 47 procesos distintos. 

El pmbok es tomado comúnmente como una guía de buenas prácticas, el documento fue desarrollado para ser lo más universal posible para guiar adecuadamente la gestión y dirección de procesos. 

Adicionalmente pmbok presenta dos elementos diferentes a otros manuales de organización como son los macroprocesos. Este concepto puede ser un poco complicado de explicar, así que mencionaremos los elementos que lo conforman. 

¿Para qué se utiliza?

Se trata de un manual que brinda a las organizaciones un conjunto de procesos, modelos de administración, criterios y más aspectos favorables para la dirección de proyectos. Para ello, otorga una serie de herramientas que permiten identificar procesos generales y dar resultados óptimos

cuándo se aplica

El PMBOK (comprar online última versión) es la metodología de gestión de proyectos usada por el Project Management Institute, y constituye una de las metodologías más usadas a nivel internacional. El problema para muchos profesionales surge en la aplicación del PMBOK en proyectos reales, ya que este está focalizado a grandes proyectos

Fases y procesos

Aplicación del PMBOK a Proyectos Reales

Lo primero que se debe tener en cuenta en la aplicación del PMBOK a proyectos reales es que sus fases suelen mantenerse inalteradas, siendo los procesos dentro de cada fase los que se adaptan o a veces se obvian en función del proyecto. De esta forma seguiremos teniendo las cincos fases: inicialización, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre.

1.- Inicialización

En esta fase es donde se define el alcance general y motivos por el cual se ejecutará el proyecto, así como sus objetivos y restricciones generales. En su aplicación a proyectos reales esto suele traducirse en:

La fase de venta en proyectos para terceros; en la cual se recopilan las necesidades del cliente, se hace una propuesta, y se cuantifica el coste y plazo de ejecución; lo cual suele acabar reflejándose en una oferta.

El estudio preliminar o plan de negocio en proyectos internos, el cual igualmente debe indicar los objetivos perseguidos, así como los recursos y plazos estimados para ejecutar el proyecto.

En muchos casos el director del proyecto no participa en esta fase, aunque lo recomendable sería que ya estuviese implicado como consultor para asegurar la veracidad y viabilidad de los valores definidos.

2.-Fase de planificación

Una vez la empresa ha decidido llevar a cabo un proyecto interno o se ha recibido el pedido del cliente, suele asignarse un director del proyecto y empieza la fase de planificación.

En este momento es cuando debe llevarse a cabo la definición detallada de los objetivos, las tareas, el cronograma y los recursos necesarios para el proyecto, y definir como estos trabajarán. Si seguimos estrictamente el PMBOK veremos muchos aspectos a cubrir en esta fase, lo cual muchas veces no es factible, lo que obliga de nuevo a preguntarse sobre la aplicación del PMBOK.

Obviamente en proyectos pequeños tendremos poco tiempo y recursos para hacer esta planificación, pero aun así existen unos aspectos mínimos que debemos definir en cualquier proyecto:

Definición del alcance. Aunque ya se parte de una oferta o documento que define de forma general el alcance; es importante desarrollar esta definición junto con el cliente o personas implicadas, de tal forma que tengamos una idea más clara de las expectativas y objetivos, los límites de responsabilidad, y las posibles interferencias o aspectos no contemplados en el punto anterior. En el artículo de definición del alcance se muestran herramientas para contemplar este apartado.

Definición de las tareas principales que componen el proyecto, sus relaciones, los recursos y responsables, y los plazos de ejecución; lo que suele reflejarse en la WBS o en una matriz de responsabilidades.

Creación del cronograma, el cual mostrará el orden, relación y fechas en que se ejecutarán las tareas definidas. Este cronograma nos servirá para ver la viabilidad del plazo indicado inicialmente, y cómo guía para ejecutar y controlar el proyecto.

Calculo del coste. Conocidas las tareas y los recursos asignados para cada una es posible cuantificar el coste de cada una de ellas, y por tanto definir el coste total del proyecto. Esto de nuevo nos sirve para ver la viabilidad del coste indicado inicialmente, y cómo guía para ejecutar y controlar el proyecto.

Identificación de riesgos y definición de los planes de acción para los de mayor impacto. Aquí la aplicación del PMBOK al proyecto se hace en base a la forma en que se lleva a cabo estas tareas; pudiendo ser solo la aplicación de un porcentaje genérico por riegos en proyectos pequeños o un estudio más detallado en proyectos grandes.

Cubiertos estos mínimos, existirían otros puntos que según el PMBOK deben de definirse en esta fase, pero, aunque recomendables, no suelen hacerse en proyectos pequeños o directamente se aplican los procesos que la empresa ya tiene establecidos. Estos puntos son:

Plan de gestión de calidad

Plan de gestión de recursos humanos.  .

Plan de gestión de comunicaciones.

Plan de gestión de compras

Existen varios programas informáticos similares a Microsoft Project, pero más económicos, que pueden ayudarte a aplicar los procesos de planificación a tus proyectos. A continuamos destacamos los que consideramos mejor por su relación entre coste y prestaciones.

3.- Fases de ejecución y seguimiento y control

En este caso no suele haber una gran diferencia en la aplicación del PMBOK en los diferentes proyectos, ya que estas fases se resumen en ejecutar y controlar aquello que se ha definido en la fase anterior.

Obviamente, cuanto mayor sea el proyecto, mayores serán los recursos implicados y el esfuerzo necesario para controlarlos. Por ello la aplicación del PMBOK en proyectos reales en estas fases suele ajustarse mediante las herramientas y cantidad de recursos dedicados a al control y comunicación dentro del proyecto. Siendo los puntos a controlar los mismos en todos los casos:

Control del cronograma

Control del coste

Control del alcance, lo que incluye el control de la calidad y los cambios

Control de los recursos, incluyendo los internos y los externos (compras).

Un aspecto que la metodología no contempla de forma explícita, pero que si suele aparecer en su aplicación en proyectos reales, es el control de la facturación; ya que en muchos casos esta va a estar vinculada a hitos o entregables intermedios.

Para controlar mejor los proyectos puedes usar una herramienta online de gestión de proyectos. A continuación te destacamos algunas de ellas.

Cierre

En la fase de cierre es cuando se hace la entrega final del producto resultante del proyecto, se consigue la aprobación de este, y se cierra este financiera y administrativamente.

En la aplicación del PMBOK en proyectos reales, estos puntos suelen hacerse en todos los proyectos, pero en muchos casos lo que no se hace es la correcta documentación del proyecto y la definición de las lecciones aprendidas. No porque sean temas poco importantes, sino porque la falta de recursos y la presión de los otros proyectos suelen hacer que se pasen por alto.

Diagramas de PMBOK

Los diagramas de contexto representan visualmente el alcance del producto al mostrar un sistema de negocio (proceso, equipamiento, sistema de información, etc.), y sus interacciones con las personas y con otros sistemas (actores).

Los diagramas muestran las entradas al sistema de negocio, el(los) actor(es) que proporciona(n) la entrada, las salidas del sistema de negocio y el actor o los actores que reciben la salida.